Wat hebben we daarvoor gedaan? Thema Bedrijfsvoering

1.

Voor burgers en bedrijven betekent de basis op orde dat er zorgvuldig en doelmatig wordt omgegaan met hun informatie door de gemeente. Voor raadsleden en ambtenaren betekent de basis op orde dat zij beter grip krijgen op de grondstof ‘informatie’.

Voor documentaire dienstverlening zijn processen verbeterd en vastgelegd in een kwaliteitshandboek. Na goedkeuring van de gemeentearchivaris heeft het college besloten om over te gaan tot substitutie, ofwel het vervangen van papieren documenten door digitale kopieën.
We hebben de inrichting van de Basisregistratie Ondergrond (BRO) in gang gezet. Dat versterkt het principe van de digitale overheid om informatie enkelvoudig op te slaan, maar meervoudig te gebruiken.
Voor de raad is uitgewerkt welke informatie relevant is voor hen in het kader van sturing langs de P&C cyclus. Het VNG Najaarscongres in Nieuwegein is benut om met bestuurders, raadsleden en deskundigen te discussiëren over de dilemma’s rondom privacy en informatiebeveiliging.

2.

Voor burgers en bedrijven betekent de innovatie dat zij makkelijker en sneller zaken kunnen regelen met de gemeente. Diensten worden digitaal, transparant en snel duidelijk. Voor raadsleden betekent de innovatie dat de gemeente op een vernieuwende wijze zich opstelt in de samenleving, waarbij raadsleden keuzes moeten maken welke richting die vernieuwingen opgaan en hoeveel die mogen kosten. Voor de ambtenaren betekent innovatie veranderingen in het werk, kansen om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen en mogelijkheden om voor een dynamische werkgever te werken.

Dit jaar heeft innovatie vooral onder de oppervlakte plaatsgevonden. We hebben geïnvesteerd in vernieuwing van verouderde ICT-systemen, waaronder het datacenter en cyber security. Parallel daaraan hebben we voorbereidingen getroffen om onze digitale dienstverlening op een aantal fronten te verbeteren (zie ook onder ‘Toegankelijk voor iedereen’ en de paragraaf Dienstverlening.)

3.

Burgers en bedrijven merken dat de gemeente haar werk goed laat aansluiten bij de wensen en behoeften in de samenleving. De digitale overheid is toegankelijk voor iedereen. De gemeente is transparant en deelt haar informatie.
De regie op verbonden partijen is een geruststellende gedachte dat de gemeente haar verantwoordelijkheid neemt. Raadsleden krijgen beter grip op de ontwikkelingen in de omgeving van de gemeente en kunnen daardoor beter hun taak uitoefenen en kaders stellen. Ambtenaren profiteren van de intensieve samenwerking met partners.

Een gespecialiseerd bureau heeft onderzoek gedaan naar hoe de gemeente (open) data inzet. We hebben de belangrijkste drie adviezen overgenomen in ons beleid: we werken vraaggericht met (open) data; we publiceren eigen data om in een vraag te voorzien op een systematische wijze; we maken optimaal gebruik van landelijke voorzieningen.

Onze gemeente neemt deel aan verschillende gemeenschappelijke regelingen. In de programma’s zijn de belangrijkste ontwikkelingen binnen deze partijen benoemd. Door deelname in AB’s en DB’s en in (voorbereidende) ambtelijke werkgroepen hebben we actief sturing gegeven aan de gemeenschappelijke regelingen.  

4.

Een andere organisatie betekent dat het werk zal veranderen. Door versterking van de regie functie zal er meer aandacht komen voor de verbinding van bedrijfsvoering met de rest van de gemeente. Door rollen en verantwoordelijkheden duidelijk te benoemen en door regie te voeren op de dienstverlening werken we aan kwaliteit conform duidelijke afspraken.

Op het vlak van de governance zijn dit jaar de organisatieregeling, de (onder) mandaatregeling en de personele mandaten herzien in het licht van de organisatiefilosofie. De principes van de organisatiefilosofie zijn ook vertaald in ontwikkelopgaven voor bedrijfsvoering en de rolverdeling en samenwerking tussen bedrijfsvoering en de rest van de gemeente.
Verder is op het vlak van de inkoopfunctie de governance neergezet langs de principes van categoriemanagement. Wat betekent dat er inkoopcategorie- en contracteigenaren zijn aangewezen en coördinatiemechanismen voor ontwikkeling en sturing zijn ingericht.
De regiefunctie is versterkt door scherper onderscheid tussen beleid en uitvoering en inzet van het ontwikkelspoor professioneel opdrachtgever-opdrachtnemer.

5.

Dit spoor betekent dat er aandacht komt voor de mogelijkheden van burgers om gebruik te maken van de digitale kanalen. Burgers zullen merken dat digitale dienstverlening en informatie toegankelijk, begrijpelijk en laagdrempelig worden aangeboden. Hierdoor willen we uitsluiting van burgers actief bestrijden.

We hebben onze digitale dienstverlening verder verbeterd en uitgebreid, onder meer door e-formulieren geschikt te maken voor mobiele telefoons en tablets. We hebben de realisatie van verschillende nieuwe digitale diensten voorbereid (zie programma Dienstverlening voor meer informatie.)

6.

We gaan door met het Lean-programma en zetten daar de zelf ontwikkelde workshop bedrijf-simulatie in, geënt op een Nieuwegeinse onderneming. Verder gaan we door met kernteam- trajecten waarbij blijvend verbeteren voorop staat en zetten we een nieuwe methode in van dag-/weekstarts om op kleinschaliger niveau kort cyclisch verbeteren te stimuleren.

In 2019 is de bedrijfssimulatie training Lean vier keer gegeven en Lean is een vast onderdeel in het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers. De leanadviseurs hebben meerdere trajecten begeleid voor teamontwikkeling en procesoptimalisaties op het vlak van bezwaar, ruimtelijke initiatieven en herbeoordelingen Geynwijs.

7.

Voor de doorontwikkeling van inkoop is het categoriemanagement geïntroduceerd en daarmee is er een rolverdeling gemaakt in de verantwoordelijkheden die vallen binnen de inkoopfunctie. Op operationeel niveau is  een centraal beheerde bibliotheek voor aanbestedingsdocumenten ontwikkeld, is er een applicatie voor een betere contractregistratie en contractbeheer aangeschaft en is er een inkoopondersteuner aangetrokken.